В связи с чем от работника могут потребовать объяснительную? В каком порядке нужно истребовать и подать объяснительную? Что будет работнику, если он откажется? Надо ли объясняться за опоздание? Должен ли писать объяснительную работник на удаленке? Как долго должна храниться объяснительная?
Ситуации, в которых требуются объяснительные
Объяснительные записки в организации могут быть затребованы и написаны инициативно при различных обстоятельствах. В большинстве случаев поводом является какое-то происшествие, связанное с нарушениями сотрудниками правил внутреннего распорядка, законодательства либо с противоправными действиями посторонних. Работник опоздал к началу рабочего дня — могут затребовать объяснительную. Работник сломал оборудование, потерял ключи или документы — может и по собственной инициативе написать объяснительную записку, никто ему не запретит это сделать. Неадекватный покупатель испортил товар, разбил витрину или ударил продавца — в этом случае тоже пишутся объяснительные записки.
Порядок истребования и написания объяснительных
Порядок получения от работника объяснений закреплен в статье 193 Трудового кодекса РФ, устанавливающий порядок применения дисциплинарных взысканий. Работодатель сначала затребует объяснительную, затем в течение двух рабочих дней ждет ее, т.е. она не должна быть написана работником мгновенно. Два рабочих дня — срок, достаточный, чтобы успокоиться и проконсультироваться у юриста или адвоката. Если есть желание написать сразу — пишите сразу. Хотите отказаться — откажитесь, т.к. за факт отказа не наказывают. И все же самый грамотный вариант — взять паузу и посоветоваться со специалистом, который даст рекомендацию: писать или не писать, и что собственно указать в объяснительной, чтобы она потом не обернулась против вас.
При расследовании несчастных случаев на производстве по возможности получают объяснения от пострадавшего.
Последствия отказа работника от подачи объяснительной записки
От написания и представления объяснительной можно отказаться. Это право работника, но наряду с ним у работодателя есть обязанность истребовать объяснительную у работника.
Если решаете отказаться от написания объяснений, то работодатель согласно действующему порядку обязан составить письменный акт о факте вашего отказа. Ничего страшного в таком акте нет. Его смысл в том, чтобы остался документ, подтверждающий, что вам предоставили возможность дать объяснения по случившемуся. Если акт не составят, то законность наложения дисциплинарного взыскания, в том числе увольнения, может быть оспорена в суде.
Нюансы
В реальности дисциплинарное служебное расследование могут и не проводить вообще, никаких объяснительных не истребовать. Бывает, что в организациях не дают хода так называемым незначительным нарушениям распорядка. Степень незначительности определяется на месте, зависит от уклада и системы отношений в компании. Где-то закрывают глаза на опоздания, где-то не реагируют на нарушение внутренних инструкций, а где-то и нетрезвое состояние работников считается почти нормой.
Объяснительная за опоздание
Если по трудовому договору вы подчиняетесь определенному режиму работы и, опоздав, нарушили его, то работодатель, решив применить к вам дисциплинарное взыскание, обязан затребовать у вас объяснительную. Однако, как я выше пояснил, вы решаете сами, писать ее или нет.
Объяснительные от работников на удаленке
Особенности удаленной работы установлены статьей 312.3 Трудового кодекса, она называется "Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя".
Права и обязанности удаленного работника закрепляются в коллективном договоре, в локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору. Этого перечня достаточно, чтобы понять, что у работодателя есть все необходимые юридические средства, чтобы привлекать к дисциплинарной ответственности и такого работника.
Разумеется, с поправкой на отсутствие очного контакта с ним.
В статье написано, что когда в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник делает это в форме электронного документа или в иной установленной между ними форме.
Права и обязанности удаленного работника закрепляются в коллективном договоре, в локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору. Этого перечня достаточно, чтобы понять, что у работодателя есть все необходимые юридические средства, чтобы привлекать к дисциплинарной ответственности и такого работника.
Разумеется, с поправкой на отсутствие очного контакта с ним.
В статье написано, что когда в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник делает это в форме электронного документа или в иной установленной между ними форме.
Вывод: удаленному работнику надо внимательно изучить подписываемые при трудоустройстве документы, чтобы понять пределы своей ответственности перед работодателем, получить разъяснения, какие действия или бездействия работника будут трактоваться работодателем как дисциплинарные нарушения. В связи этими нарушениями у него и могут истребовать объяснения.
Также объяснения могут истребовать в случае причинения ущерба работодателю любым работником (и очным, и удаленным). Например, получил от работодателя в пользование ноутбук для удаленной работы и потерял его.
Сроки хранения объяснительных
Сроки хранения разные, зависят от повода, по которому пишется объяснительная, и что потом происходило (дали записке ход или нет). Обязательные для исполнения сроки хранения документов организаций установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Что есть в Перечне?
Не менее пяти лет должны храниться в организации объяснительные, составленные в связи со служебными расследованиями ДТП. Если ДТП связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, то постоянно.
Объяснительная, если работник ее подал, входит в пакет документов о дисциплинарных взысканиях. Для таких документов установлен срок хранения в три года.
Что есть в Перечне?
Не менее пяти лет должны храниться в организации объяснительные, составленные в связи со служебными расследованиями ДТП. Если ДТП связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, то постоянно.
Объяснительная, если работник ее подал, входит в пакет документов о дисциплинарных взысканиях. Для таких документов установлен срок хранения в три года.
Несколько видов объяснительных предусмотрено для государственных и муниципальных служащих, которые они должны писать по различным поводам в рамках борьбы с коррупцией. Объяснительные, поступающие в комиссию по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов, хранятся не менее пяти лет. Такой же срок хранения установлен для объяснительных о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений.
Вас могут заинтересовать следующие публикации:
