Служебная записка — внутренний документ организации информационно-разъяснительного, аналитического, инициативного свойства, имеющий автора, получателя, дату составления и другие обязательные реквизиты.
В форму служебной записки могут облекаться отчеты о проделанной работе (например, о результатах посещения мероприятия), сообщения по вопросам кадрового характера (кто-то заболел, не вышел на смену, предлагается в качестве кандидата на свободную должность и т.д.), сведения о планируемых действиях (например, излагается список сотрудников, которые будут дежурить в праздничные дни), предложения и просьбы (выдать материальные ресурсы, разрешить командировку и т.д.), заключения разного рода (о необходимости списания дебиторской задолженности, проведения внутренней проверки, заключения договора и т.п.).
На практике в форму служебных записок облекают также докладные записки и заявления. Первые описывают события, требующие оценки руководителя, во вторых содержатся просьбы.
Последствия подачи служебной записки
Учитывая, что для подготовки служебной записки в жизни могут возникнуть сотни оснований, предсказать все юридические последствия ее появления одним-двумя предложениями проблематично. Результатом рассмотрения служебной записки могут стать приказы и распоряжения по кадрам, денежные выплаты, списание имущества, командировки и т.д.
Что нужно учесть при написании служебной записки
Юридически служебка появляется, если составлена компетентным сотрудником, имеет все необходимые реквизиты и подана по адресу, что подтверждается отметкой о получении. В результате рассмотрения руководителем на служебной записке может появиться резолюция - распорядительная надпись, в которой содержится решение по записке. Например: «бух - выдать», «юристам - проработать вопрос до ...», «зайдите» и проч.
Регистрация служебной записки может быть обязательной согласно правилам делопроизводства, действующим в компании. Однако и без регистрации служебная записка остается полноценным юридически значимым документом, из которого можно черпать служебную (и не только) информацию.
Как документ для суда незарегистрированная служебка вполне годится. Гораздо хуже, если на ней не будет подписи автора или даты. В этих случаях записка теряет признаки официального документа.
Что еще желательно учесть:
а) при возможности наберите текст на компьютере;
б) укажите все необходимые реквизиты записки (кому, заголовок, дату и т.д.) - их наличие и корректность залог юридической силы документа;
в) наименования организации, ее структурных подразделений предпочтительно указывать полностью и точно (люди часто по-своему сокращают и переиначивают официальные наименования;
г) изъясняйтесь так, чтобы информация доводилась без воды, четко по фактам, избегайте слишком длинных предложений, не злоупотребляйте страдательным залогом;
д) если вы пишете о том, что кто-то что-то сделал, то указывайте его («у каждой проблемы есть имя фамилия и отчество»), а не только само действием;
е) описывая событие, указывайте его дату, время, место, называйте причастных, если это важно (обычно важно);
ж) из текста служебки должно быть ясно, что вы составили ее в пределах ваших должностных полномочий (при необходимости ссылайтесь на локальные акты организации);
з) идеальная служебная записка в объеме не занимает более двух листов, но это не всегда возможно.
Вас могут заинтересовать эти материалы:
